Minggu, 08 Juni 2014

10 Tips Manajemen Waktu Bagi Ibu Yang Sibuk

Duuhhh..., dua bulan terakhir ini berasa keteter banget ngerjain segala hal, sampai-sampai saya merasa sangat bersalah pada keluarga terutama anak-anak di rumah. Pekerjaan kantor yang sebenarnya cuma seminggu tiga hari membengkak menjadi seminggu penuh plus akhir minggu, belum lagi aktivitas-aktivitas lainnya di luar pekerjaan kantor. Sebagai ibu, kita semua pasti sibuk sekali, entah yang kerja kantoran mau pun ibu rumah tangga.

Ada banyak hal yang kita sudah ketahui tentang manajemen waktu, tapi mungkin belum sempat mempraktekannya, begitu juga saya, akhirnya, saya berusaha melakukan beberapa hal demi menata kembali prioritas saya dan agar manajemen waktu saya lebih baik lagi:

video

1. Bangun lebih awal. Biasanya saya memang bangun pagi, jam 5.30 berbarengan dengan anak-anak yang akan bersiap ke sekolah, namun kini saya menyetel alarm 30 menit lebih cepat, yaitu jam 5 subuh. Namun dengan bangun lebih pagi, konsekuensinya, saya harus disiplin untuk tidur lebih cepat. Biasanya saya bisa tidur jam 1 atau 2 malam, tapi kini saya menargetkan paling telat tidur jam 12 tengah malam.

2. Mulai hari dengan baik. Kedengarannya sepele, tapi ini sangat penting bagi saya. Saat mood sudah rusak sejak pagi, rasanya seharian saya dirundung masalahhhh terus, bukan hanya itu, selain mood terus memburuk, masalah rasanya terus berdatangan, ditambah lagi rasa penyesalan akibat mood saya yang tidak baik itu karena pasti saya mungkin telah bersikap galak pada anak-anak, suami, juga rekan kerja.Saat saya berusaha memulai hari dengan baik, apa pun situasinya, biasanya hari saya akan terasa jauh lebih ringan dan bahagia. Contohnya saat saya bangun terlambat, anak-anak belum siap, sedikit lambat karena masih mengantuk, dll, biasanya saya akan marah-marah, terburu-buru, dll, yang akan membuat saya menjadi ibu yang sangat menyebalkan dan saat berangkat ke kantor, saat saya sudah sendirian dan merenung, saya akan menyesalinya dan ingin segera menelepon anak-anak untuk minta maaf, namun mereka sudah berada di kelasnya masing-masing.

3. Buat prioritas. Kadang saya merasa semua adalah prioritas, but NO, i have to choose. Daripada kelimpungan karena merasa harus mengerjakan semuanya secara bersamaan (dan berakhir dengan stress sementara pekerjaan pun banyak yang tidak selesai), saya terpaksa harus memilih yang mana yang harus saya dahulukan meski pun akhirnya saya harus berani bilang tidak terhadap pekerjaan lainnya atau minimal mengundurkan jadwal menyelesaikan pekerjaan lain tersebut.

4. Tentukan target yang jelas.  Biasakan untuk menentukan goal atau target  untuk setiap hari dan
pic from bing.com
setiap minggu (dst-nya). Saya sedikit iri melihat deputy CEO di kantor saya yang super duper sibuk, tapi kok sepertinya dia bisa menyelesaikan semuanya, dari mulai urusan pekerjaan sampai urusan keluarga. Suatu kali dia mengajari saya agar saya membuat goal per hari, per minggu, per dua minggu, per bulan dan seterusnya. Goal-nya juga harus jelas, misalnya daripada bikin: 'mulai bikin laporan seminar paten kemarin' lebih baik: 'rangkum hasil kuisioner seminar paten kemarin' karena kata 'mulai' terlalu luas dan bisa bikin kita santai dan menunda-nunda, toh sudah mulai, nggak selesai juga tidak apa-apa, kan? atau contoh lain, saya membuat goal: search tentang kompetitor, harusnya langsung saja saya menulis 'lakukan internet search thd perusahan X', dst. Ini juga berlaku untuk goal lain yang tidak berhubungan dengan pekerjaan, misalnya saya menulis goal jangka panjang: harus sudah langsing pada saat ulang tahun saya yang ke sekian, lebih baik saya menulis 'turun 10kg dalam sekian bulan'.

5. Buat catatan harian. Saya selalu punya dan membuat catatan harian, but at the end of the day, yang kecoret alias selesai bahkan nggak sampai setengahnya, bikin jadi bete, padahal yang perlu saya lakukan adalah kembali ke nomor tiga yaitu membuat prioritas. Tidak perlu menghabiskan terlalu banyak waktu untuk hal-hal kecil dan kurang penting. Misalnya kadang dalam to do list saya ada poin 'cek harga tiket ke Bali untuk bulan Desember' yang bercampur dengan poin penting lainnya seperti 'selesaikan artikel utk TUM', 'finalize database CRM', dll. Seharusnya saya tidak perlu menuliskan 'cek harga tiket ke Bali untuk bulan Desember' di list tersebut, saya bisa melakukannya kapan-kapan karena itu tidak ada urgensinya dan malah menambah panjang daftar pekerjaan saya secara visual yang tentu saja bikin saya 'down' karena kelihatannya banyak yang tidak selesai.

6. Manajemen email. Bagi ibu yang bekerja kantoran, email yang berhubungan dengan pekerjaan seringkali menyita banyak waktu. Ada beberapa tips yang bisa mempermudah kita me-manage email-email yang masuk dan tetap bisa membalas email tepat waktu, mengerjakan pekerjaan dengan baik dan tak ada satu email penting pun yang terlewatkan. Saat email di-manage dengan baik, pekerjaan kita pun akan jauh lebih ringan. Tidak ada stress dengan email yang terlalu banyak atau pun yang belum terbaca.

7. Delegasikan. Saya pernah mendengar seorang kenalan mengatakan "jika kita bisa mendelegasikan tugas tersebut ke orang lain agar kita bisa mengerjakan sesuatu yang lebih penting, ya delegasikan". Misalnya saat kita bisa membayar ART untuk mengerjakan pekerjaan rumah, ya pakai ART,  agar saat pulang kerja kita bisa meluangkan lebih banyak waktu dengan keluarga daripada mencuci pakaian, atau pun menyeterika. Jika tidak mau menggunakan jasa ART, ya solusinya bisa didapat dari nomor satu, yaitu bangun lebih pagi untuk mengerjakan pekerjaan rumah dan lain-lain, agar saat pulang, kita tetap bisa punya lebih banyak waktu bersama keluarga.

8. Jangan menunda-nunda. Saya termasuk tipe penunda tipis, apalagi untuk hal yang saya anggap mudah, tapi saya sudah kena batunya, pekerjaan-pekerjaan mudah tersebut telah menjadi cukup banyak sehingga saat harus diselesaikan, saya mengerjakannya dengan terburu-buru dan hasilnya jauh dari maksimal, saya kecewa dan tentu saja atasan saya juga kecewa. Belajar dari pengalaman tersebut, saya berusaha menyelesaikan tugas secepat mungkin, terutama tugas-tugas yang hanya membutuhkan waktu sedikit. Misalnya di rumah ART saya tidak saya beri tanggung jawab membersihkan ruang kerja karena menurut saya dia sudah punya cukup banyak pekerjaan, jadi saya yang harus mengerjakannya, namun seringkali saya menundanya hingga akhirnya saya kehilangan beberapa dokumen yang ternyata bukan hilang tapi terselip entah di mana (dan biasanya secara kebetulan saya akan menemukannya satu atau dua minggu kemudian, arggghhh...).

pic from bing.com
9. Rapi & Teratur. Memastikan barang-barang diletakan kembali pada tempatnya sangat membantu bikin berantem saya dan suami karena saya selalu meletakan kunci-kunci di tempat yang sama, yaitu di sebuah pot di lemari, namun suami dan anak-anak kadang meletakkannya sembarangan. Begitu juga masalah tas, sebelumnya anak-anak sering meletakan tas di atas meja belajar atau di lantai, lalu saya membuat 'bag station' di pojok ruang belajar mereka. Sejak saat itu pekerjaan saya dan si mbak 'memunggut' tas dari lantai jauh berkurang.
saya dan keluarga. Kadang, mencari kunci mobil/motor bisa

10. Relakan. Maksudnya, jika akhirnya setelah kita berusaha keras dan ada hal-hal yang tidak selesai dan tidak sesuai keinginan, ya terima saja karena ada banyak hal yang berada di luar kendali kita, seperti yang sudah sering kita dengar, berusaha dan berdoa, sesudah itu berserah diri saja pada yang di atas :)




6 komentar:

eL^^ mengatakan...

makasih tipsnya....
berguna banget deeeh. walaupun aku ngga sesibuk mom zata :)))
tfs yaaa...

zata ligouw mengatakan...

ahahaha..bisa aja el ;p

semua ibu pasti sibuk, cuma beda2 aja kesibukannya...

shintadaniel mengatakan...

toss banget deeh soal kerjaan... 1 - 10 PEER yaa :D

zata ligouw mengatakan...

pe er bangettt Shinn ;P

Rina mengatakan...

meskipun terlihat sulit untuk dipraktekan ... tetapi bukan satu hal yang tidak mungkin -- sejauh pengamatan -- semakin sibuk seorang ibu akan semakin efektif dan efisien kehidupannya...

zata ligouw mengatakan...

setuju sama mba Rina :)

Poskan Komentar